Fra risiko til ROI

Fra risiko til ROI

Kostbare rettsaker, dårlig publisitet, problemer med revisor og myndigheter eller svekket tillit hos kunder og leverandører er bare noen av risikomomentene ved mangelfull informasjonsforvaltning. Så hvordan tør egentlig bedriftesledere å ignorere risiko og ikke ta grep om håndteringen av forretningskritisk informasjon?

Motta nyhetsbrev fra Effektiv IT

Det er umulig å forutse fremtidige hendelser, men fullt mulig å gjøre virksomheten forberedt gjennom god informasjonsstyring. I følge AIIM, organisasjonen for fagfolk som jobber med informasjon, mener topplederne at den største risikoen ved mangelfull informasjonsforvaltning er:

  1. Kostnader knyttet til juridiske og rettslige tvister (54 %)
  2. Svekket tillit hos kunder og dårlig publisitet pga tap av informasjon (42 %)
  3. Fare for at konfidensiell informasjon eller åndsverk kommer på avveie (38 %)
  4. Manglende evne til å svare på forespørsler om innsyn (31 %)
  5. Overtredelse av industrispesifikke krav og retningslinjer (28 %)
  6. Problemer med revisor og myndigheter som følge av manglende dokumentasjon (25 %)
  7. Forfølgelse av myndigheter eller rettsapparat pga tap eller eksponering av personsensitive data (24 %)
  8. Tvister med kunder og leverandører pga udokumentert dialog og mangelfull avtalehåndtering (20 Telenor%) 14 % av virksomhetene forteller at de har opplevd å miste viktige data og at det har vært både pinlig og til skade for selskapet. Blant de store virksomhetene dobles dette tallet til 28 %.

Retningslinjer legges på hylla

Med en voksende mengde informasjon spredt på avdelinger, filområder, portaler, sosiale kanaler, applikasjoner og mailbokser, trengs det gode løsninger for informasjons- og dokumenthåndtering. Og i kombinasjon med gode retningslinjer for informasjonsforvaltning som sørger for at riktig informasjon er sikkert lagret og enkelt kan gjenfinnes, er virksomhetene langt på vei med å skape kontroll i informasjonskaoset. Selskapsledelsen må forstå viktigheten av god informasjonsstyring, være bevisst risikoen ved mangelfull kontroll og ta ansvar for å etablere retningslinjer for informasjonsforvaltning.

Til tross for at 44 % av virksomhetene oppgir at de har etablerte retningslinjer for informasjonsforvaltning, sier over halvparten at retningslinjene ikke praktiseres eller henvises til, og at de heller ikke oppdateres i henhold til endringer i virksomheten. Retningslinjene legges deretter med andre ord på hylla.

Toppledelsen ignorer risiko

I AIIMs undersøkelse oppgir 31 % av topplederne at virksomhetens manglende arkivering og kontroll på elektroniske dokumenter har skapt utfordringer i møte med revisorer og myndigheter, mens 14 % har opplevd at det har skadet virksomhetens omdømme.

Hvordan tør så en selskapsledelse å drive forretninger uten å ha kontroll på forretningskritisk informasjon?

Hva skjer for eksempel om viktige kontrakter blir slettet, selskapet blir kjøpt opp eller forretningsinformasjon for spesifikke avdelinger må skilles ut? Hva om det oppstår tvister med kunder, leverandører og ansatte?

Det brukes altfor mye tid og ressurser på å lete etter informasjon. Å drive detektivarbeid i selskapets ulike avdelinger for å spore opp dokumentasjon på dialog, avtaler og annen historikk er risikosport. Både tid og penger er spart ved at siste versjon og revisjon av avtaler, epost-korrespondanse og løpende dialog kan spores og dokumenteres. Med all dokumentasjon samlet i en felles løsning, med rask og enkel tilgang for selskapets ansatte reduseres både risiko og unødig bruk av ressurser.

Kontroll over informasjon hos Telenor Norge

Hos Telenor Norge betraktes og håndteres informasjon som en ressurs og det er implementert en strategi for informasjonsforvaltning og retningslinjer som dekker både politikk, holdninger, infrastruktur og teknologi. Det er lederen i de enkelte forretningsenhetene som har overordnet ansvar for at informasjon skapes, mottas og håndteres i tråd med etablerte retningslinjer.

- Formålet er å sørge for at informasjon blir forvaltet som en verdifull ressurs for virksomheten samtidig som at lover, relger og krav overholdes. Konfidensiell og personsensitiv informasjon beskyttes og vi må sørge for at informasjon ikke går tapt eller kommer på noen som helst avveie, sier Bjørn Ketil Sveen, information manager i Telenor Norge.

Redusert tidsbruk

-Informasjonen skal være pålitelig, enkel å søke opp, gjenfinne og dele, noe som igjen skaper mer effektive forretningsprosesser. Formålet er å redusere tid som brukes på å klassifisere eller lete etter informasjon. Det blir enklere å gjenbruke informasjonen, prosesser blir raskere og tidstyver relatert til ikke-verdiskapende aktiviteter elimineres, forklarer Sveen.

I bunnen har Telenor Norge dokumenthåndteringsløsningen Business 360˚, som skal bidra til at lagringsverdige dokumenter og eposter er sikkert lagret i ett felles virksomhetsminne og gjør at de ansatte enkelt kan gjenfinne og dele informasjon. Løsningen bidrar til at virksomheten kan etterfølge regler og krav til informasjonsforvaltning på en sikker og effektiv måte.

Et holdningsspørsmål

Å få orden i informasjonskaoset handler ikke bare om å strukturere og lagre korrekt og virksomhetskritisk informasjon, men også om å fjerne uviktige data som er forstyrrende og tar opp unødvendig med plass. En undersøkelse fra 2012 viser at 1 % av selskapers informasjonen er av juridisk viktighet, at 5 % er arkivverdig dokumentasjon og at kun 25 % er av verdi for virksomhetens forretninger. Det betyr at 69 % av informasjonen som er i omløp ikke har noen praktisk verdi.

Telenor Norge er opptatt av at de ansatte skal være bevisste når de forvalter store mengder informasjon på jobb.

-Ansatte skal ha et forhold til hva som er lagringsverdig informasjon og hva som kan deles og hva som bør kastes. Det er for eksempel viktig å skille mellom hva som er privat informasjon og hva som høres til selskapet, hva som er temporær informasjon og hva som er varig informasjon, understreker Sveen.

De selskapene som klarer å håndtere og kvitte seg med overflødige data, samtidig som de har en strukturet og god håndtering av verdiskapende informasjon, blir mer konkurransedyktige. De stiller sterkere både når det kommer til effektivitet og lønnsomhet, strategiske IT-investeringer og reduksjon av risiko og kostnader knyttet til juridiske saker og offentlige reguleringer.

Til toppen